Case study: jak agencja Unireach podwoiła kwalifikowane leady w 90 dni
Unireach to wrocławska agencja leadgen specjalizująca się w generowaniu kwalifikowanych spotkań sprzedażowych dla klientów z sektora SaaS i usług finansowych. W lutym 2025 roku agencja stanęła przed wyborem: zatrudnić dwóch nowych SDR-ów, by obsłużyć rosnący popyt, czy zainwestować w platformę automatyzacji, która pozwoli skalować bez nowych etatów. Zdecydowała się na drugą opcję. Poniżej szczegółowy opis wdrożenia, decyzji i wyników, które osiągnęła w ciągu 90 dni.
Kim jest Unireach: kontekst przed wdrożeniem
Unireach zatrudniała 6 osób: CEO, trzech SDR-ów, copywritera i account managera. Obsługiwała 8 klientów na retainerach w przedziale 6 000–12 000 PLN miesięcznie, generując łącznie ok. 72 000 PLN MRR. Agencja działała wyłącznie na rynku polskim, z klientami z Wrocławia, Warszawy i Krakowa. Główny kanał outreach to cold e-mail i LinkedIn, bez wielokanałowych sekwencji. Każdy SDR prowadził ręcznie ok. 80–90 aktywnych prospektów jednocześnie.
Wyzwanie: wzrost bez wzrostu kosztów operacyjnych
Trzech potencjalnych nowych klientów czekało na onboarding, ale Unireach nie miała mocy przerobowej. Zatrudnienie dwóch SDR-ów rozwiązałoby problem wolumenu, ale zwiększyłoby koszty stałe o 14 000–18 000 PLN miesięcznie przy 2–3-miesięcznej rampie do pełnej produktywności. CEO Unireach, Michał Kowalski, podjął decyzję o przetestowaniu platformy automatyzacji przez 90 dni przed jakimikolwiek decyzjami rekrutacyjnymi.
- Cel 1 – zwiększyć liczbę kwalifikowanych spotkań o 80–100% przy obecnym zespole.
- Cel 2 – onboardować 3 nowych klientów bez dodatkowych etatów.
- Cel 3 – podnieść średnią wartość retainera z 9 000 do 15 000+ PLN miesięcznie.
- Ograniczenie – RODO: wszystkie nowe procesy muszą być zgodne z wymogami UODO.
Rozwiązanie: nowy stack outreach i zmiana workflow
W ciągu pierwszego tygodnia Unireach wdrożyła automatyczne wzbogacanie danych przez Cognism, sekwencje wielokanałowe przez Lemlist i integrację z HubSpot do śledzenia pipeline. Kluczową zmianą był podział ról: SDR-owie przestali budować listy i pisać follow-upy ręcznie, skupiając się wyłącznie na odpowiedziach na obiekcje i prowadzeniu rozmów demo.
Konfiguracja techniczna wdrożenia
Konfiguracja obejmowała: podłączenie 3 domen nadawczych z warmpingiem przez 2 tygodnie, stworzenie 5 szablonów sekwencji per branża klienta, konfigurację webhooków HubSpot i Lemlist do automatycznej aktualizacji pipeline, oraz wdrożenie klauzul RODO w stopkach wszystkich sekwencji z linkiem do rezygnacji. Cały setup zajął 12 godzin pracy technicznej rozłożonej na 5 dni roboczych.
Szkolenie zespołu i zarządzanie zmianą
Kluczowym ryzykiem był opór SDR-ów, którzy obawiali się, że automatyzacja zagrozi ich stanowiskom. CEO Unireach przeprowadził dwie 2-godzinne sesje szkoleniowe, wyjaśniając, że automatyzacja przejmuje zadania administracyjne, a nie relacyjne. SDR-owie szybko dostrzegli, że mogą teraz prowadzić więcej rozmów i mniej spędzają czasu na taskach, które i tak nikomu nie sprawiały przyjemności.
Wyniki po 90 dniach: twarde liczby
Po 90 dniach wyniki przekroczyły oczekiwania: liczba kwalifikowanych spotkań wzrosła z 22 do 47 miesięcznie (wzrost o 114%), trzej nowi klienci zostali onboardowani bez nowego etatu, MRR wzrósł z 72 000 do 113 000 PLN, a średnia wartość retainera z 9 000 do 14 125 PLN miesięcznie. Koszt per kwalifikowane spotkanie spadł z 320 do 142 PLN. Czas SDR spędzony na zadaniach administracyjnych spadł z 55% do 18% dnia roboczego.
Kluczowe wnioski dla innych agencji
Michał Kowalski, CEO Unireach, wskazuje trzy kluczowe czynniki sukcesu: jakość danych wyjściowych (baza Cognism była lepsza od wcześniej używanej bazy ręcznie budowanej), zaangażowanie zespołu SDR w proces zmiany (nie wdrożenie odgórne, ale wspólne projektowanie nowego workflow) oraz cierpliwość przez pierwsze 3–4 tygodnie warmupingu domen, kiedy wyniki były niższe niż przed wdrożeniem. Sprawdź, jak skalować outreach bez nowych etatów w artykule jak skalować outreach bez zatrudniania handlowców, lub dowiedz się o platformie white-label na stronie white-label SalesLabel.