Lead-Gen-Checkliste für Agenturen: 15 wichtige Schritte
Eine Leadgenerierungs-Pipeline für mehrere Endkunden parallel zu führen, ist Operations-Schwerstarbeit. Diese Checkliste basiert auf über 200 Implementierungen in deutschen, österreichischen und schweizer Agenturen und deckt alle Schritte ab – von der ICP-Definition bis zum monatlichen Strategie-Review.
Drucken Sie sie aus, hängen Sie sie ans Whiteboard und arbeiten Sie sie pro Endkunde durch. Die meisten Lead-Gen-Probleme entstehen, weil Schritte 3, 7 oder 12 übersprungen werden.
Phase 1: Strategie und ICP (Schritt 1–4)
Schritt 1: Ideal Customer Profile (ICP) definieren
Konkret bedeutet das: Branche, Mitarbeiterzahl-Range, Region, Tech-Stack-Indikatoren, Job-Titel-Liste der Buyer Persona. Ohne ICP keine Liste, ohne Liste kein Output.
Quick Win: Lassen Sie sich vom Endkunden 10 ihrer besten Kunden zeigen und identifizieren Sie das gemeinsame Muster.
Schritt 2: Buyer Persona und Pain Points
Welche Person trifft die Kaufentscheidung? Welche schmerzhaften Probleme hat sie? Welche Sprache nutzt sie? Im DACH-B2B oft: „Effizienz", „Compliance", „Zertifizierung", „Lieferantensicherheit".
Schritt 3: Positionierung und Value Proposition
In einem Satz: Was bietet Ihr Endkunde, für wen, mit welchem messbaren Outcome? Wenn der Endkunde das nicht klar hat, machen Sie zuerst einen 90-Minuten-Workshop. Sonst senden Sie schwammige E-Mails.
Schritt 4: Channels priorisieren
E-Mail-Outbound? LinkedIn? Cold Calling? Webinare? Pro ICP einen Hauptchannel, einen Sekundärchannel. Mehr nicht – sonst zerstreuen Sie Ressourcen.
Standard-DACH-Stack 2026: Datenquelle (Apollo/Cognism), Outreach-Plattform (Lemlist/Smartlead/White-Label), CRM-Sync (HubSpot/Pipedrive/Salesforce), Anreicherung (Clearbit/FullEnrich), E-Mail-Verifikation (NeverBounce/MillionVerifier).
Schritt 6: Domains und Mailboxen aufwärmen
Pro Endkunde mindestens eine separate Sender-Domain. Aufwärmphase: 4–6 Wochen, beginnen mit 5–10 E-Mails/Tag, schrittweise auf 50–100/Tag steigern. Wer das überspringt, landet sofort im Spam.
Schritt 7: DSGVO und AVV-Setup
Auftragsverarbeitungsvertrag mit Endkunde, Sub-AVV mit allen Tools, Dokumentation der Interessenabwägung für berechtigtes Interesse als Rechtsgrundlage. Ohne diese drei Dokumente kein Outreach in Deutschland.
Schritt 8: Tracking und Attribution
UTM-Parameter, eindeutige CTAs pro Sequenz, CRM-Felder für Source/Medium. Sonst können Sie hinterher nicht sagen, ob ein Deal aus E-Mail-Sequenz X oder LinkedIn-Sequenz Y kam.
Phase 3: Listen und Content (Schritt 9–11)
Schritt 9: Listen bauen und anreichern
Pro Sequenz mindestens 500–1.500 verifizierte Kontakte. Quellen: Sales Navigator-Suche → Apollo/Cognism-Anreicherung → NeverBounce-Verifikation → Import in Outreach-Tool. Bounce-Rate-Ziel: < 3%.
Schritt 10: Erstansprache mit Personalisierung
Mindestens drei Personalisierungs-Ebenen: Branche, Account-Kontext, Person. Tools wie KI-First-Lines helfen, ersetzen aber nicht die Recherche. Eine gute Erstansprache braucht 60–90 Sekunden manuelle Validierung pro Lead.
Schritt 11: Multi-Channel-Sequenz aufbauen
Empfehlung: 5–7 Touches über 18–25 Tage, gemischt aus E-Mail und LinkedIn. Jeder Touch hat eine klar andere Hook (Pain-Point, Case Study, Frage, soft break-up). Nicht jeder Touch verkauft – manche bauen nur Vertrauen auf.
Phase 4: Betrieb und Optimierung (Schritt 12–15)
Schritt 12: Antwort-Handling und Übergabe
Wer beantwortet Replies? In welchem Zeitraum (Ziel: < 4h Werktage)? Wer übergibt Hot Leads ans Sales-Team? Saubere Hand-off-Prozesse trennen Profi-Agenturen von Amateuren.
Schritt 13: Reporting und Dashboards
Pro Endkunde wöchentlich: Kontakte angeschrieben, Open Rate, Reply Rate, positive Antworten, Meetings vereinbart. Monatlich: SQLs, Pipeline-Influence, ROI-Berechnung. Idealerweise als White-Label-Dashboard unter eigener Subdomain.
Schritt 14: Monatliches Strategie-Review
90-Minuten-Call mit Endkunde: Was funktionierte? Was nicht? Welche Sequenz pausieren? Welche neuen ICPs testen? Ohne Review-Cadence wird Lead-Gen zur Routine ohne Lerneffekt.
Alle 90 Tage: Stimmt der ICP noch? Sind die Tools noch die besten am Markt? Müssen Sequenzen erneuert werden, weil Texte „verbrannt" sind? Audit-Ergebnis dokumentieren, dann umsetzen.
Quick Wins für die ersten 30 Tage
- Tag 1–7: ICP, Personas, Value Prop dokumentieren. Tool-Stack auswählen.
- Tag 8–21: Sender-Domains aufwärmen. Erste Listen bauen. DSGVO-Doku finalisieren.
- Tag 22–30: Erste Sequenz live, 200–300 Kontakte. Ergebnisse messen, anpassen.
Häufige Fehler, die 90% der Agenturen machen
- ICP zu breit: „B2B, alle Branchen, ab 10 Mitarbeitenden" – das ist kein ICP, das ist Wunschdenken.
- Keine Domain-Aufwärmphase: Erste 1.000 E-Mails landen im Spam, Reputation ist hin.
- Reply-Bottleneck: Antworten kommen, aber niemand antwortet zurück. Hot Leads kühlen aus.
- Reporting nur monatlich: Wöchentliche Sicht ist Pflicht, sonst sehen Sie Probleme zu spät.
- Keine A/B-Tests: Sie wissen nicht, ob Sequenz V2 besser ist als V1, weil Sie es nie getestet haben.
Nächste Schritte
Wenn Sie diese 15 Schritte für mehrere Endkunden parallel betreiben wollen, brauchen Sie eine Plattform, die Multi-Workspace-Setups, White-Label-Reporting und integrierte DSGVO-Tools mitbringt. Mehr dazu auf White-Label-Agentur, oder lesen Sie unseren Leitfaden zur Automatisierung von B2B-Leadgenerierung.